Met de invoering van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) is dossiervorming een vast onderdeel geworden van het bouwproces. Toch merken veel aannemers en uitvoerders dat het lastig is om te bepalen wat er precies vastgelegd moet worden.

Te weinig documentatie brengt risico’s met zich mee, maar te veel vastleggen kost onnodig tijd. Waar ligt de balans?

Waarom dossiervorming zo belangrijk is

Het dossier vormt uiteindelijk het bewijs dat een bouwwerk voldoet aan de gestelde eisen. Dit is niet alleen van belang voor de kwaliteitsborger, maar ook richting opdrachtgever en bevoegd gezag.

WKB Noord ziet in de praktijk dat een goed opgebouwd dossier helpt om discussies achteraf te voorkomen.

Wat moet je in ieder geval vastleggen?

Hoewel elk project anders is, zijn er een aantal vaste onderdelen die vrijwel altijd terugkomen:

• Technische tekeningen en berekeningen

• Foto’s van kritieke momenten in het bouwproces

• Keuringsrapporten en controles

• Eventuele afwijkingen en hoe deze zijn opgelost

Het gaat hierbij niet om zoveel mogelijk verzamelen, maar om aantoonbaar maken dat het werk voldoet.

Veelgemaakte fout: alles willen documenteren

Een veelvoorkomende valkuil is dat partijen “voor de zekerheid” alles vastleggen. Dit leidt vaak tot onoverzichtelijke dossiers die juist minder bruikbaar zijn.

Effectiever is om vooraf, samen met de kwaliteitsborger, te bepalen welke onderdelen kritisch zijn en dus extra aandacht vragen op basis van het borgingsplan.

Slimmer werken met dossiervorming

Door structuur aan te brengen voorkom je dat dossiervorming een last wordt. Denk aan:

• Werken met vaste formats

• Duidelijke momenten voor vastlegging (bijvoorbeeld per bouwfase)

• Gebruik van digitale tools

WKB Noord ondersteunt projecten door vooraf helder te maken wat nodig is, zodat er geen onnodig werk ontstaat.

De rol van de kwaliteitsborger

De kwaliteitsborger beoordeelt uiteindelijk of het dossier voldoende is. Door deze partij vroeg te betrekken, ontstaat er duidelijkheid en voorkom je dat er achteraf nog informatie ontbreekt.

Dit maakt het proces niet alleen efficiënter, maar ook voorspelbaarder.

Conclusie

Dossiervorming onder de Wkb hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang er duidelijke keuzes worden gemaakt. Door te focussen op relevante informatie en goed samen te werken, blijft het proces beheersbaar en effectief.